Articolo 1 - Definizioni

1. Consiglio: il consiglio direttivo del club
2. Consigliere: un membro del consiglio direttivo del club
3. Socio: un socio attivo/socia attiva del club, che non sia socio onorario
4. Numero legale: il numero minimo di partecipanti (quorum), che devono essere presenti per le votazioni: un terzo dei soci del club per decisioni relative al club e la maggioranza del consiglio direttivo del club per le decisioni relative al consiglio direttivo
5. RI: il Rotary International
6. Anno: il periodo di 12 mesi che inizia il 1° luglio e termina il 30 giugno

Articolo 2 - Consiglio direttivo

L’organo amministrativo di questo club è il Consiglio Direttivo, costituito da un massimo di tredici (13) soci del club: dal Presidente, da uno o due Vicepresidenti, dal Segretario, dal Tesoriere, dal Prefetto, sei o cinque Consiglieri, dal Presidente uscente e dal Presidente eletto.

Articolo 3 - Modalità di designazione del Presidente

1. La designazione del Presidente è affidata a una Commissione composta da:
       i Past President
       i Soci fondatori
       il Presidente pro-tempore
       il Segretario pro-tempore
2. La commissione viene convocata per cura del Segretario, previa consultazione col Presidente, ogni anno entro il mese di maggio. Le riunioni e le decisioni della commissione sono valide qualunque sia il numero dei presenti. Le decisioni della commissione sono prese preferibilmente all'unanimità e soltanto eccezionalmente in modo maggioritario. La commissione può essere convocata a richiesta del Presidente protempore o del Consiglio direttivo o di almeno due Past-President ogni qualvolta lo si ritenga utile o necessario. Presiede la commissione uno dei Past-President, nominato dalla maggioranza dei componenti. Funge da Segretario della commissione, senza diritto di voto, il Segretario pro-tempore del Club.
3. Oltre a qualsiasi altro incarico che il Consiglio direttivo e/o l'Assemblea dei soci voglia affidargli, è compito della Commissione dei Past-President la designazione dei candidati alla Presidenza del Club.
4. Al fine di evitare azioni a titolo personale, la Commissione provvede alla formazione e all’annuale aggiornamento di un elenco di soci che ritiene capaci e disponibili a sostenere la carica di Presidente. Particolare attenzione verrà data alla presenza nell’elenco dei soci fondatori che non abbiano ancora presieduto il club e dei soci di più recente ammissione che abbiano già coperto cariche all’interno del Club. Dà quindi incarico di verificare la disponibilità dei soci in elenco ad uno dei suoi componenti il quale, terminato il giro delle consultazioni, ne riferirà alla Commissione il risultato.
5. La designazione del Presidente può essere ufficialmente comunicata al Club solo dopo che sia stata ottenuta l’incondizionata ed irrevocabile accettazione da parte del designato.

Articolo 4 - Elezione del Presidente

Il presidente di ciascuna annata rotariana viene annualmente designato con votazione a maggioranza dei presenti, dall’Assemblea dei Soci a tale scopo riunita almeno 18 mesi prima che egli entri in carica. Il suo nominativo sarà stato indicato ai soci nei modi e nei tempi indicati nel precedente articolo. Il Presidente Designato, sei mesi prima che egli entri in carica, provvederà a proporre all’Assemblea i nominativi dei Soci candidati alle cariche del Consiglio Direttivo.

Articolo 5 - Elezione dei consiglieri e dei dirigenti

1. A una riunione ordinaria, un mese prima di quella prevista per l’elezione dei dirigenti, il Presidente della riunione invita il Presidente Designato a designare i candidati a vicePresidente/i, segretario, tesoriere e consiglieri. I nomi dei candidati sono scritti su una scheda in ordine alfabetico a fianco di ogni carica e sottoposti al voto della riunione annuale. I candidati a Presidente, Vicepresidente, Segretario e Tesoriere che abbiano raccolto la maggioranza dei voti sono dichiarati eletti alle rispettive cariche. I candidati al consiglio che abbiano raccolto la maggioranza dei voti sono dichiarati eletti consiglieri. Il candidato a Presidente così eletto entra a far parte del consiglio direttivo quale Presidente designato per l’anno che inizia il 1º luglio immediatamente successivo alla sua elezione, e assume l’incarico di Presidente il 1º luglio immediatamente successivo a tale anno. Il Presidente designato assume il titolo di Presidente incoming il 1º luglio dell’anno immediatamente precedente a quello in cui diventerà Presidente in carica.
2. I dirigenti e i consiglieri così eletti formano il Consiglio Direttivo, insieme all’ultimo past-president. Entro una settimana dalla sua elezione, il consiglio direttivo si riunisce ed elegge a prefetto un socio del club.
3. Se vengono a mancare membri nel consiglio direttivo o in qualsiasi altro ufficio, i consiglieri residui provvedono alla sostituzione.
4. Se vengono a mancare membri nel consiglio direttivo entrante o in qualsiasi altro ufficio designato, il consiglio entrante provvede alla sostituzione.

Articolo 6 - Compiti dei dirigenti

1. Presidente. Ha il compito di presiedere le riunioni del club e del consiglio direttivo e di svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico.
2. Presidente precedente (Past President). Ricopre l’incarico di consigliere
   
3. Presidente eletto (President Incoming). Partecipa al consiglio direttivo del club e si prepara ad assumere il suo mandatodi un anno e ricopre l’incarico di consigliere.
   
4. Vicepresidente. Ha il compito di presiedere le riunioni del club e del consiglio direttivo in assenza del presidente.
5. Consigliere Partecipa alle riunioni del club e del consiglio direttivo.
6. Segretario. Ha il compito di: tenere aggiornato l’albo dei soci; registrare le presenze alle riunioni; diramare le convocazioni alle riunioni del club, del consiglio direttivo e delle commissioni; redigere e conservare i verbali di tali riunioni; compilare i rapporti richiesti dal RI, inclusi i rapporti semestrali al 1º gennaio e al 1º luglio di ogni anno con le quote sociali intere e parziali (queste ultime per i Rotariani ammessi a trimestre già iniziato); compilare i rapporti sui mutamenti dell’effettivo; fornire il rapporto mensile di assiduità, da trasmettere al governatore distrettuale entro i 15 giorni successivi all’ultima riunione del mese; riscuotere e trasmettere al R.I. l’importo relativo agli abbonamenti alla rivista ufficiale e svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo incaricocome descritte nel manuale per i dirigenti del club.
7. Tesoriere. Ha il compito di custodire i fondi, dando rendiconto al club ogni anno e in qualsiasi altro momento gli venga richiesto dal consiglio.
   Al termine dell’incarico, il tesoriere deve consegnare al tesoriere entrante o al presidente tutti i fondi, i libri contabili o qualsiasi altro bene del club.
8. Prefetto. Il prefetto ha il compito di mantenere l'ordine nel corso delle riunioni del club, e di svolgere le diverse mansioni normalmente connesse con questo incarico come descritte nel manuale per i dirigenti del club.

Articolo 7 - Riunioni

1. Assemblee. Un'assemblea annuale di questo club sarà tenuta entro il 31 del mese di dicembre di ogni anno; a tale assemblea vengono eletti i dirigenti e i consiglieri per l'anno successivo secondo quanto disposto all’art.3. Altre assemblee saranno convocate per l’approvazione dei rendiconti preventivo e consuntivo, o per altre decisioni che richiedano la consultazione dei soci. Le assemblee dovranno essere convocate per iscritto con preavviso di almeno 15 giorni. Per le consultazioni dei soci potranno essere adottati metodi di comunicazione elettronica compresa la teleconferenza.
2. Le riunioni regolari settimanali di questo club saranno tenute nel giorno di lunedì: — conviviali: alle ore 20,00 o alle ore 13,15 — non conviviali: alle ore 19,00 Ogni spostamento o annullamento di una riunione regolare sarà notificato a tutti i soci del club. Il giorno della riunione regolare, ogni socio (eccetto i soci onorari ed i soci dispensati dal Consiglio Direttivo), verrà considerato presente o assente in conformità a quanto disposto dal § 1 dell'Articolo 10 dello Statuto del Club.
3. Consorti di soci defunti possono partecipare alle riunioni conviviali non riservate ai soci e pagheranno direttamente al tesoriere il costo della serata al suo termine.
4. Il quorum alle assemblee ed alle riunioni regolari di questo club è rappresentato da 1/3 dei soci, eccetto quanto previsto alla sottosezione 2.020.4. del Regolamento del RI in merito alla disapprovazione della modifica dei limiti territoriali del Club per nascita o soppressione di altri Club proposte dal Distretto.
5. Le riunioni ordinarie del consiglio saranno tenute ogni mese anche in video conferenza. Il quorum del consiglio è costituito dalla maggioranza dei suoi membri.

Articolo 8 - Schema dell'ordine del giorno delle riunioni

1. Apertura
2. Presentazione degli ospiti
3. Comunicazioni, avvisi e informazioni rotariane
4. Eventuali relazioni delle commissioni
5. Eventuali argomenti non esauriti
6. Nuovi argomenti
7. Relazione o presentazione in programma
8. Chiusura

Articolo 9 - Sistema di votazione

Le decisioni che riguardano il club saranno prese con votazione a viva voce ma potranno essere adottati metodi di comunicazione e votazione digitali. Salvo diversa decisione dell’assemblea l'elezione dei dirigenti e dei consiglieri potrà avvenire a scrutinio segreto.

Articolo 10 - Commissioni

1. Le commissioni coordinano le proprie attività al fine di portare a termine gli obiettivi annuali e a lungo termine del club. Le commissioni ordinarie sono le seguenti:
• Effettivo
  Prepara e mettere in atto un piano per lo sviluppo e la conservazione dell’effettivo.
• Immagine Pubblica
  Elabora e mette in atto un piano per diffondere tra i non rotariani l’operato del Rotary e per promuovere i progetti e le attività del club..
• Amministrazione
  Cura tutte le attività amministrative del Club.
• Progetti
  Provvede alla pianificazione e all’esecuzione di progetti culturali, umanitari e professionali rispondenti alle esigenze della comunità locale o internazionale.
• Fondazione Rotary
  Sviluppa un piano d’azione a sostegno della Fondazione Rotary, sia dal punto di vista finanziario che con la partecipazione attiva dei soci ai programmi umanitari.
2. Il club può istituire anche altre commissioni ritenute necessarie.
3. Il presidente è membro di diritto di tutte le commissioni e come tale, gode di tutti i diritti derivanti da tale partecipazione.
4. Ogni commissione svolge le mansioni previste dal regolamento e quelle supplementari eventualmente assegnatele dal presidente o dal consiglio direttivo. A meno che non siano investite di particolari poteri dal consiglio, le commissioni non possono prendere iniziative prima di aver presentato in merito una relazione al consiglio e di averne ricevuta l’approvazione.
5. Il presidente della commissione (preferibilmente un socio che abbia maturato esperienza come membro della commissione) è responsabile del regolare andamento e delle attività della commissione, deve controllarne e coordinarne i lavori e deve comunicare al consiglio le attività svolte.

Articolo 11 - Compiti delle commissioni

I compiti delle commissioni sono determinati e modificati dal Presidente in carica in base ai documenti rilevanti del RI. La commissione programmi deve fare in modo che i progetti per l’anno sociale si svolgano nella sfera dell’azione professionale, dell’azione d’interesse pubblico e dell’azione internazionale. Ciascuna commissione deve avere un mandato specifico, obiettivi chiaramente delineati e un piano d’azione che deve essere stabilito all’inizio dell’anno. Deve essere compito principale del Presidente eletto proporre raccomandazioni per quanto riguarda le commissioni, il loro mandato e gli obiettivi del club nonché i progetti da sottoporre al consiglio prima dell’inizio dell’anno.

Articolo 12 - Procedure di ammissione al Club

1. Il nome di un potenziale socio, proposto da un socio attivo del club, va comunicato per iscritto al consiglio. Un ex socio, o un socio proveniente da un altro club può essere proposto come socio attivo dal club di provenienza. La proposta deve essere trattata con la massima riservatezza, a meno che il consiglio non decida altrimenti.
2. Il consiglio deve assicurarsi che il candidato soddisfi tutti i requisiti stabiliti per l’ammissione al RI.
3. Il consiglio approva o respinge la proposta entro 30 giorni dalla sua presentazione e informa il proponente della decisione.
4. Se la decisione del consiglio è favorevole, al candidato vengono comunicati gli obiettivi del Rotary e i privilegi e le responsabilità derivanti dall’ammissione, dopodiché´ il candidato viene invitato a firmare il modulo di iscrizione e a fornire i propri dati e la categoria proposta perché siano comunicati al club e al Rotary International.
5. Se entro sette giorni dalla pubblicazione dei suddetti dati il consiglio non riceve per iscritto obiezioni motivate dai soci del club, il candidato viene ammesso dietro il pagamento della quota sociale prevista. Qualora fossero presentate obiezioni, il consiglio deve esprimersi al riguardo alla riunione successiva. Se la candidatura viene approvata nonostante le obiezioni, il candidato è ammesso al club dietro il pagamento della quota del trimestre in corso.
6. Qualora al Club pervenga domanda di ammissione da un soggetto senza malleveria alcuna, il Consiglio si riserva ogni decisione nel merito verificandone i requisiti e inoltrando le risultanze al Club così come previsto al precedente comma 5 e il Segretario dà immediata comunicazione al R.I. e a tutti i soci del Club della mutata consistenza dell’organico.
7. Il club può ammettere, secondo quanto stabilito dallo statuto del Rotary Club, soci onorari che siano stati presentati dal Consiglio.
   

Articolo 13 - Assiduità

Ogni socio è tenuto a partecipare alle riunioni ordinarie del club; deve inoltre ritenersi obbligato alla partecipazione alle decisioni demandate al voto dell’assemblea annuale. Così come è tenuto ad impegnarsi nei progetti e in altri eventi ed attività promossi dal club..

Articolo 14 - Dispense e congedi

Il socio dirigente in carica del RI, o partner rotariano di un dirigente in carica del RI, è dispensato dall’obbligo di partecipare alle riunioni del club. Se il socio è rotariano da almeno 20 anni; la sua età e i suoi anni di affiliazione a uno o più club, sommati tra loro, equivalgono a un minimo di 85 anni; può essere dispensato dal consiglio dall’obbligo di partecipare alle riunioni del club sia motu proprio che su richiesta del socio.
Su domanda scritta al consiglio, motivata da valide e sufficienti ragioni, ogni socio può ottenere di essere considerato in congedo, con dispensa dalla partecipazione alle riunioni del club, per un tempo non superiore ai 12 mesi. Questo limite può tuttavia essere prorogato dal consiglio se l’assenza è dovuta a ragioni mediche o in seguito alla nascita, adozione o affidamento di un bambino.

Articolo 15 – Registri delle presenze

Se il socio dispensato o congedato non frequenta una riunione, né lui né la sua assenza sono considerati ai fini del computo delle presenze del club.

Articolo 16 – Cessazione dell’affiliazione al Club

1. L’affiliazione al Club di un socio cessa per i motivi espressi all’art. 12 dello Statuto o per accettazione da parte del Consiglio delle dimissioni presentate.
2. Nel caso di trasferimento ad altro Club, il soggetto interessato dovrà chiedere ed ottenere dal Club che intende lasciare una dichiarazione, da presentare al Club di destinazione, che certifichi la regolarità delle sue contribuzioni  e l’assenza di obblighi finanziari pendenti. Il trasferimento sarà possibile anche se la risposta a quella domanda non giunge nei 30 giorni seguenti.
3. Il segretario dà immediata comunicazione al R.I. e a tutti i soci del Club di ogni mutata consistenza dell’organico.

Articolo 17 – Quote sociali

1. La quota sociale annua ammonta ad euro 1.200,00 ed è pagabile in 4 rate trimestrali, il 1° luglio e il 1° ottobre, il 1° gennaio e il 1° aprile.
2. La quota sociale annua comprende le quote destinate al Rotary International e al distretto, l’abbonamento annuale alla rivista regionale del RI e altri eventuali contributi richiesti dal RI o dal distretto.
3. Al momento dell’ammissione il nuovo socio pagherà la rata corrispondente al trimestre nel quale viene ammesso.
   

Articolo 18 - Finanze

1. Il Tesoriere deposita tutti i fondi del club in una banca designata dal consiglio. I fondi devono essere divisi in due parti: una riguardante la gestione del club e una riguardante i progetti di servizio.
2. L'anno finanziario di questo club decorre dal 1° luglio al 30 giugno e viene suddiviso, per l'incasso delle quote sociali, in 4 periodi trimestrali: dal 1° luglio al 30 settembre, fal 1° ottobre al 31 dicembre, dal 1° gennaio al 31 marzo e dal 1° aprile al 30 giugno. Il versamento degli importi per le quote procapite e per gli eventuali abbonamenti alla rivista ufficiale internazionale dovuti al Rotary International è da effettuarsi al 1° luglio e al 1° gennaio in base al numero dei soci del club a tali date.
3. All'inizio di ogni anno finanziario, il Consiglio prepara o fa preparare un bilancio preventivo delle entrate e delle uscite per l'anno in questione. Questo bilancio preventivo viene approvato dal Consiglio e successivamente dall'Assemblea dei Soci. Il bilancio consuntivo del club deve essere presentato a fine anno rotariano ai suoi soci.
4. Non è possibile distribuire anche in modo indiretto, utili o avanzi di gestione nonché fondi, riserve o capitale durante la vita del Club, salvo che la destinazione o la distribuzione non siano imposte dalla legge.
5. il patrimonio dell'ente, in caso di suo scioglimento per qualunque causa, sarà devoluto al Rotary International.
6. Il Club fa comunque proprie tutte le prescrizioni ed i requisiti previsti dal comma 8 dell’art. 148 del Tuir e del comma 7 dell’art. 4 del Dpr n. 633 del 1972 che non siano già espressamente esplicitati nello Statuto del Club e/o nel presente Regolamento.

Articolo 19 - Risoluzioni

Nessuna risoluzione o mozione che impegni questo club potrà essere esaminata dal Club se prima non sarà stata esaminata dal Consiglio direttivo. Tali delibere o risoluzioni, se presentate a una riunione del club, saranno deferite al Consiglio senza discuterle

Articolo 20 - Emendamenti

Questo Regolamento può essere emendato ad una riunione normale (con presenza del quorum) dai 2/3 dei voti di tutti i soci presenti, purché la modifica proposta sia stata notificata a ogni socio almeno 10 giorni prima della riunione.
A questo Regolamento non può essere apportata alcuna modifica o aggiunta che non sia in armonia con lo Statuto del Club e con lo Statuto e il Regolamento del R.I.

Approvato dall’Assemblea dei Soci del R.C. Firenze Ovest nella seduta del 13 giugno 2022